限りない責任と向き合う人事リーダーにとって、時間は最も貴重な資源です。
時間管理を上手にこなすことは、単なる手段ではありません。
この活気あふれる分野で一歩先を行くためには、必要不可欠なのです。
この記事では、日々の雑務をより戦略的および生産的な仕事へと変えるための必須のテクニックを紹介します。
これらのヒントは、多忙なスケジュールを最適化し、チームの生産性を高め、健康とワークライフバランスを維持するのに、きっと役立つことでしょう。
多忙な人事リーダーのための5つの時間管理テクニック
時間を賢く管理することは、決して妥協してはいけません。
時間の使い方を5つに分類することで、業務の流れを効率化し、リーダーシップの質を高めることができます。
1. 優先順位を決めるアイゼンハワーマトリックス
アイゼンハワーマトリックスは、タスクをその優先度に基づいて整理する方法です。
これは、スティーブン・コヴィーがアメリカの元大統領、アイゼンハワーの言葉を引用して考案したもので、仕事を4つのカテゴリーに分けるように指導するものです。
しかしその前に、あなたは重要な仕事と緊急な業務の違いを知る必要があるでしょう。
重要な業務とは、すぐに手をつける必要はありませんが、長期的な目標を達成するために不可欠なものを指します。
一方で緊急な業務は、ただちに注意を払う必要があり、後回しにはできません。
4つのカテゴリーは以下の通りです。
- 重要で緊急： 期限や結果がある
- 緊急ではないが重要： 長期的な成功に不可欠で、期限がない
- 重要ではないが緊急： あなたのスキルを必要せず、締切がある
- 緊急でも重要でもない： 長期的な成功に貢献しない気晴らし
人事リーダーは、アイゼンハワーマトリックスを活用して、自分のタスクと他人のタスクを適切に管理できます。
そのために自分のタスクを定期的に見直し、それにふさわしい優先順位を確保しましょう。
2. すべてをスケジュールする
人事担当者は、自分のスケジュール管理を一日のあらゆる面において役割を示す計画ツールだと考えるべきでしょう。
すべてをあらかじめ計画しておくことで、1日の流れを視覚的に整理し、責任を果たし、生産性を高めることができます。
そして、このスケジュールに個人的な約束も含めることを忘れてはいけません。
一般的に考えられている、仕事とプライベートを切り離すことは不可能に近いことです。
実際、仕事とプライベートの境界を緩めることは、従業員の満足度と生産性を高める可能性を秘めています。それだけでなく、家庭での行動が仕事でのパフォーマンスに影響したり、その逆もあり得るのです。
そのため、栄養価の高い子供向けの食事を用意したり、子供のサッカーの試合に参加したりするなど、家族で活動する時間を確保しましょう。
この方法は「time blocking（時間の区分け）」とも呼ばれ、1週間を時間枠で区切ります。
これにより、ワークライフバランスを改善し、仕事からプライベートへとうまくシフトするための道を切り開くことができるでしょう。
3. 効果的な仕事の委任
アイゼンハワーマトリックスを採用すると、「緊急ではない」カテゴリーのタスクを入力するのに苦労するかもしれません。
これは、業務を任せることが正しい行動であることを示す部分ですが、誰にとっても簡単なことではないでしょう。
仕事を任せることに罪悪感を感じるリーダーは多くいますが、実はそれは時間を節約する最良の方法なのです。
この罪悪感を乗りこえるには、”この仕事を任せるのを妨げているのは何だろう？”と自問することが重要です。
もしあなたが、自分の方がうまくやれる、自分の方が早くできると思い込んでいる、あるいは仕事を任せたら自分の立場が危うくなることを恐れているのであれば、これらの意見に反論が必要でしょう。
ネガティブな要素に目を向けるのではなく、生産性の向上など、仕事を任せることで得られるポジティブな要素に目を向けるのです。
次に、効果的な仕事の任せ方のいくつかのコツを紹介します。
- 時間がかかりすぎる仕事、やり方がわからない仕事、やりたくない仕事は任せる
- 明確な指示を出し、適切な人に適切な仕事を割り当てる
- タスク（やるかどうか）ではなく、結果（何を望むか）を基準に任せる
- 細かい管理は避けるが、プロジェクトについて話し合う会議は隔週で設定する
うまくやれば、仕事を任せることでまた新たな時間を生み出すことができます。
ただ、仕事を任せることに慣れるためには、長いプロセスが必要であることを知っておいた方がいいでしょう。
4. 業務の中断を減らす
これは、プライベートでも仕事でも素晴らしい効果を発揮する、ちょっとしたアドバイスです。
仕事中は、正当なものもそうでないものも含めて、多くの邪魔が入ります、
しかし、その多くは計画的に対処できるのです。
例えば、辞めた従業員の後任を探すための会議に即席で呼ばれたとしましょう。
この会議は、誰かに自分の仕事を終えてもらうために重要ですが、会社としてはもっと違ったやり方があるはずです。
- 複数の従業員が特定の役割を理解できるよう、相互に訓練する
- 従業員の満足度や仕事量について話し合う
- プロジェクトを担当できるオンコールスタッフやフリーランサーを確保する
すべての変化にそなえることはできませんが、そう努めることが混乱を防ぐ最善の方法です。
自分の時間を守るためには、境界線を設定することも有効です。
つまり、問題に対応する時間をとり、自分の時間を無駄にしていることに気づくことです。
そして万策尽きたら、なるべく休憩時間を確保すること。
仕事が中断され、1日のうちにすべての仕事を終わらせることができない場合は、1日にこなせそうな仕事量を減らしましょう。
しかし、最大の敵である自分自身を考慮に入れることを忘れてはいけません。
44％の社員が自分自身の邪魔をしています。
これはたいていの場合、マルチタスクをこなそうとしているからです。
集中力を移すのではなく、目の前の仕事をこなし、それが終わってから切り替えるようにしましょう。
5. テクノロジーを取り入れる
時間管理の効率化を求める人事リーダーにとって、テクノロジーの力を活用することは基本的なことです。
給与計算、福利厚生管理、応募者管理など、面倒な作業を自動化・合理化する最先端のソフトウエアやツールを活用しましょう。
これらの技術革新は、貴重な時間を節約し、人為的ミスを減らしながら、その正確性を向上させています。
適切な技術への投資を行うことで、管理業務に費やす時間を減らし、組織の将来に影響を与える人材育成などの戦略的な取り組みに多くの時間を費やすことができます。
業務フローの自動化は、多くの人が期待する以上の働きをします。
2022年のState of Digital Maturity（デジタル化の進捗（しんちょく）状況）レポートによると、労働者の51％が1日最低2時間を繰り返しの作業に費やしていると回答しています。
これらの従業員が自動的に仕事をするようになれば、週に10時間以上の時間を節約することができるでしょう。
さらに、テクノロジーを取り入れることは、近代化への取り組みを示すことになり、従業員一人ひとりが自らの効率を向上させる革新的な方法を考えるきっかけにもなります。
しかし、人事リーダーにとって最も役立つツールは何でしょうか？
私は給与管理ソフトウエア、文書作成ツール、求人ソフトウエア、そしてワークスペース管理ツールをおすすめします。
おわりに
これらの時間管理テクニックを身につけた今、今度はあなたが時間をコントロールし、新たな効率でリードする番です。
これらのテクニックを日々の業務の中に取り入れることは、あなたの仕事ぶりを一変させるだけではありません。
チームに力を与え、人事部門全体を向上させることができるのです。
優先順位の付け方、スケジュールの立て方、責任の委ね方、テクノロジーの導入、業務の中断の減らし方を今日から見直し、人事リーダーとしての仕事の管理にめざましい変化を起こしませんか？
