1. 「ハイブリッド」の明確な定義
企業と人事担当者の双方にとって、ハイブリッド型ワーク環境の柔軟な戦略を決定することが大きな課題となっています。
誰がスケジュール変更を決定するのか、また、すべての役割が同じように柔軟であるのか？
その第一歩として、経営陣と人事部は、職種を下記の3つに分ける必要があります。
リモートワークに不向きな職種：事務職、建築士、エンジニアなど
やや柔軟な職種： 会計士、ソフトウエア開発者、監査役、コンサルタント、プロジェクトマネジャーなど
自由度の高い職種: ファイナンシャルアドバイザー、不動産業者、ソフトウエアエンジニア、ネットワーク管理者、法律家の補助など
職種の分担が決まったら、何日間リモートで働き、何日間会社で働くか、従業員の意見を求めます。
その際、チームリーダーの要望とのバランスを取りましょう。
また、生産性の管理も必要です。
Excelの勤怠管理テンプレートを使ってチームを管理できます。
要望は企業によって異なるため、この作業は社内で行う必要があります。
加えてチームリーダーは、チーム内でどの職務がよりリモートワークに適しているかの判断が求められるでしょう。
人事部のリーダーは指針を示し、客観的な視点から状況を把握することで、マネジャーのサポートができます。
2. 柔軟性を企業の組織文化に組み込む
持続する柔軟性を企業の文化に組み込むには、柔軟な文化の創造が必要です。
この変化は、経営陣が柔軟な環境に対応することから始まります。
柔軟性の構築は、繰り返し行われる工程であるため、再調整をする準備ができている必要があります。
経営者やチームリーダーにとって、リモートと対面での仕事のギャップを埋めることは難しい課題です。
どんなにうまくスケジュールを組んでも、直接会う必要のある人がリモートで仕事をするようになるでしょう。
このギャップを効果的に埋めるには、「手軽さ」「関心」「公平性」の3つを念頭に置きながら、物理的なスペースと技術を統合することが必要です。
また、リモートワーカーの公平性を高めるため、会議室の配置を変更することは有効的でしょう。
長い会議室のテーブルの端にモニターを置くのではなく、移動可能な荷台の上に複数のモニターを置く方法を試してみてください。
そうすることで、参加者それぞれが自分の画面を手にし、自分が会議に対等に参加しているように感じることができます。
チーム間の平等性を構築する優れた方法は、従業員が交流するためのビジネス上の規範を定義しながら、「リモート優先」の考え方をすることです。
また柔軟性とは、時間の管理という概念を取り払い、リモートで働く従業員が自分のペースで8時間仕事をこなせることです。
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3. エンゲージメント構築のための機会の創出
多くのリモートで働く従業員にとって、同僚や物理的な職場からの孤立は本質的な問題です。
したがって、組織はリモートで働く従業員とつながる機会を頻繁に提供する必要があります。
リモート従業員のスケジュールに「チームでの触れ合い」イベントを組み込み、リモート従業員が直接出席する日やイベントを決めましょう。
その中にはチーム全員が直接参加するブレーンストーミングセッションも含まれます。
直接会って実施する企画は、目標に対するオーナーシップを高めることにつながります。
Slackを利用している企業は、内蔵されているSNSチャンネルを利用して、対面しているチームメンバーと遠隔地にいるチームメンバーとの交流が活発になるように設計されています。
Slackのアプリ内にあるDonutアプリを使ってお互いよく知らない社員を紹介することで、新たな人間関係を築くきっかけ作りに役立ちます。
4. 包括性に焦点を当てる
リモート従業員のために多様性を受け入れる環境を作ることは、あなたが思っている以上に簡単です。
参加型プログラムを作成し、SMARTゴール（具体的、測定可能、現実的、時間的制約のある目標）を設定します。
そして、次のことを行ってください。
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会議はあいさつから始める ₋リモートワーカーに、今日はどうだったかと聞いてみてください。
もし誰かがつらい一日を過ごしているのなら、その人に共感を示しましょう。 -
メンタープログラムの開始 ₋これは、チームリーダーとリモートチームの「井戸端会議」であり、チームメンバーがアイデアや希望を共有し、チームリーダーが助言する場でもあります。
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気遣いと評価を示す ₋同僚とのバーチャル会議で、リモート従業員の受賞について触れてみてください。
さらに、たまには自宅から離れて仕事ができるようにコワーキングスペースや喫茶店の料金を負担してあげるのもいいでしょう。 -
共有リソースへの無料アクセスを提供 ₋情報に対する障壁を取り除くことで、現場での作業にありがちな情報の隔たりをなくすことができます。
プロジェクト管理システムが情報のアクセスに制限を設けている場合は、より自由なシステムに変更ができます。
上記のようなヒントを活用することで、リモート従業員の受け入れが簡単になるでしょう。
5. 「個人」と「グループ」の仕事のバランスを考える
コラボレーションはグループ作業だけではなく、1人の時間も必要です。
効果的なコラボレーションのためにはしばらく一緒に仕事をし、その後1人で仕事をするという自然な流れがあります。
「グループ」の時間は、アイデアを出し合い、アップデートと成果について話し合うことであり、「個人」の時間は、話し合ったアイデアに取り組むために各自が1人の時間を保つことです。
個人で集中する時間を十分にとらずチームで一緒にいる時間が長すぎると、集団思考症候群になることがあります。
この症候群は、仕事が適切に分配されず、人々が常にお互いに連絡を取り合う必要があることの表れです。
このように、端から端に振り子が振れないようにすることが肝心なのです。
先を見越し、柔軟な職場に適応する組織は発展していくでしょう。
そのような企業は最高の人材を引き付け、維持し、革新と成長の恩恵を受けることができます。
全員がオフィスに戻れば、もう二度と同じことはできないため、これはいいことだと思います。
まとめ
好みにかかわらず、ハイブリッド型ワーク環境は存在し続けるでしょう。
従業員はそれを望み、競合他社はそれを提供します。
もしあなたが、優秀な人材を引きつけ維持したいのであれば、今すぐハイブリッドな環境と文化を創造するための最初のステップを踏む必要があります。
その手順はシンプルです。柔軟であること、エンゲージメントを築く機会を作ること、そして包括性を重視することです。
「個人」と「グループ」のバランスをとり、ハイブリッドな方針を明確にしましょう。
これらを守れば、すぐにでもあなたのビジネスが勝利するためのハイブリッドワーク環境を手に入れることができるでしょう。
グッドラック！
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