ファシリテーションとは
Cambridge辞書(Cambridge Dictionary: Meaning of facilitation in English )ではファシリテーションは次のように定義されています。
ファシリテーションは会議を進める進行術ではなく、チームワークをより促進しチームのコラボレーションを通じて成果を生み出すための技術のことを指します。
ファシリテーションが重要な3つの理由
ファシリテーションの需要が高まっている要因はいくつかありますが、ここでは最も重要な3点をお伝えします。
①チーム調整がしやすくなる
・会議が大規模になればなるほど参加者全員の管理が難しくなりますが、ファシリテーションスキルを活用することでグループ設定が可能となり、チーム調整をするのに役立ちます。
②中立的立場で会議進行ができる
・中立的なファシリテーターがいることによって、会議の目的と理由を知ったうえで参加者全員がミーティングに参加することができます。時には会議の中で参加者の考えが衝突し、お互いの感情がぶつかりあうこともあるでしょう。しかしその意見のぶつかり合いがあるからこそ、新しいアイディアが生まれたり、合意形成ができるメリットが生まれます。
③多様性を生産的に活用できる
・さまざまなバックグラウンド、経験、視点を持つ従業員が集まると、創造的で革新的な解決策が生まれる可能性が高くなります。しかし、その多様性ゆえに、全員が協力して問題の解決策を考えるのは難しいでしょう。ファシリテーションを効果的に使うことで、企業はこの多様性を生産的に活用することができます。
ファシリテーターに必要な4つのスキル
ファシリテーターとは、ファシリテーションを活用し、ミーティング参加者の発言や参加を促す役割を果たします。会議内で個々が効果的に機能し、質の高い意思決定を行えるようにサポートをします。
ファシリテーターの具体的なスキルがこちらです。
１．ルールと目的の設定
ミーティングに参加する全員の目標が同じであることと全員が基本的なルールを認識していることが重要です。
参加者にはミーティングをどのように実行するか概要を伝え、参加者に望むことや他人の意見を批判することはしてはいけないなど、ルールを明確にしてください。
ルールを確立すると同時に、潜在的な意見の不一致にはどのように対処するかを決定する必要もあります。
２．時間管理
ファシリテーターとして、与えられた時間内でミーティングの目的をどのように達成するかを考えます。全体的なミーティング構成を考える際に、各アクティビティとそれにかかる時間を計算することが必要です。
各参加者に意見を聞くことを考慮して、通常の会議よりも効率的に時間配分を計画します。
ミーティング内で割り当てられた時間を超えそうな場合に、どのように伝えるかも考えておきましょう。
３．グループ作業の効率化
ファシリテーターは、グループ作業の勢いを維持し、すべての参加者がミーティングに参加し解決策を見つけることをサポートします。プロセスが行き詰まっていることに気付いた際に、計画を調整しグループ作業を効率的に行うための適切なテクニックを見つける必要があります。
４．アイディアの統合
グループ内で個々のアイデアを共有している場合、アイディアをひとつにまとめることが困難になることがあります。
ファシリテーターとして、個々のアイデアを全体にどのように関連させるかを考えアイディアを統合させる必要があるでしょう。
アイディア一つ一つの要約が、本当に意図したものであるかどうかを確認し、参加者の意としたアイディアを取り入れます。
まとめ
ファシリテーションは重要なスキルであり、現代の職場環境が多様化することで、このスキルの重要性は高まるばかりです。
したがって、早いうちからファシリテーションスキルの教育および開発をすすめることで社内での業務の生産性も高まるでしょう。
